Vantaggi dei Sistemi di Gestione

Vantaggi dei Sistemi di Gestione

I Vantaggi dei Sistemi di Gestione


a cura di Federica Pollastrini

Cari lettori, nell’articolo di oggi vi parlerò dei vantaggi dei sistemi di gestione

Se siete degli imprenditori, vi sarete sicuramente chiesti come migliorare l’efficienza e la produttività della vostra azienda.

 

In questo articolo vi spiego come fare utilizzando un sistema di gestione.

 

Un sistema di gestione (SG) è un insieme di regole e procedure, definito in una norma riconosciuta a livello internazionale, utile a tenere sotto controllo i processi e le attività aziendali. Tra questi, ad esempio, la capacità di mantenere con continuità i propri impegni in un’ottica di miglioramento costante delle prestazioni e di soddisfare le richieste di terzi (clienti, fornitori, organismi di controllo, ecc.).

I benefici di un sistema di gestione sono molti:

  1. Controllo dei processi si vanno a definire i processi, classificandoli in primari e di supporto, e se ne misurano le performance attraverso degli indicatori (chiamati KPI=Key Performance Indicators). In questo modo si possono mantenere e migliorare continuamente le prestazioni, nell’ottica del raggiungimento di uno o più obiettivi;

  2. Standardizzazione del lavoro attraverso la definizione di procedure ed istruzioni di lavoro si fa in modo che le persone coinvolte nell’azienda facciano le cose giuste e che comprendano il proprio ruolo nel raggiungimento degli obiettivi definiti dal sistema di gestione;

  3. Eliminazione degli sprechi e degli errori il sistema di gestione permette il miglioramento dei processi e dei servizi allo scopo di prevenire errori e non conformità in tutte quelle attività aziendali i cui risultati potrebbero avere riflessi sul prodotto o del servizio dell’azienda. Grazie al controllo dei processi e alla definizione di procedure, si evitano inutili rilavorazioni, risparmiando così i costi di realizzazione del prodotto/servizio;

  4. Anticipazione dei tempi e dei cambiamenti del mercato un imprenditore deve essere in grado di fare delle previsioni in merito all’ambiente in cui opera, prendendo coscienza dei punti di forza e dei punti di debolezza della sua azienda. Processi controllati, analisi e monitoraggio delle performance e lavoro standardizzato rendono l’azienda pronta a rispondere ad un mercato che mai come oggi cambia a forte velocità.

  5. Soddisfazione del cliente un’azienda attenta, monitorata ed efficiente rende il suo cliente soddisfatto del prodotto/servizio che riceve, perché maggiormente adeguato alle sue esigenze, sia espresse che inespresse.

  6. Miglioramento dell’immagine aziendale un’azienda con tutte queste caratteristiche garantisce un prodotto o un servizio migliore, ed avrà quindi un riflesso di immagine che il cliente (o il potenziale cliente) noterà.

Esistono diversi sistemi di gestione: qualità, ambiente, salute e sicurezza dei lavoratori, energia, responsabilità sociale, e molti altri.

A ciascuno di questi si applica una specifica norma internazionale (norma ISO) che definisce i principi e le regole ai quali il sistema di gestione deve rispondere.

L’azienda sceglie di adottare uno o più sistemi di gestione a seconda degli obiettivi che vuole raggiungere, che ovviamente cambiano a seconda della tipologia.

Oltre a questo, l’azienda può decidere volontariamente di far certificare il proprio sistema di gestione da un ente terzo, così da avere l’attestazione di garanzia che il suo sistema di gestione risponde alla norma ISO di riferimento.

Sistema di gestione per la qualità – norma UNI EN ISO 9001:2015

Come primo esempio di sistema di gestione, non possiamo non parlare della norma ISO 9001:2015. È lo standard di sistema di gestione più diffuso al mondo per numero di Organizzazioni certificate, nato oltre 25 anni fa.

L’obiettivo di un sistema di gestione elaborato secondo tale norma è quello di migliorare il proprio modo di operare in termini di gestione più efficace dei rischi, di incremento della soddisfazione dei clienti, di riduzione dei costi e di aumento delle quote di mercato. La norma si può applicare a qualsiasi organizzazione indipendentemente dalle dimensioni o dal settore di attività.

Esistono molte definizioni della parola “Qualità” in ambito aziendale, ma quella che sembra riassumere meglio il concetto sembra essere questa: “La Qualità è l’insieme delle caratteristiche del prodotto/servizio che conferiscono ad esso la capacità di soddisfare esigenze espresse o implicite del Cliente”.

La realizzazione di un sistema di gestione della qualità presenta notevoli vantaggi.

  • Accesso facilitato al mercato. In un mercato globalizzato un’azienda può dimostrare, per mezzo di un sistema di gestione della qualità certificato, che la garanzia della qualità e dei processi in seno all’azienda è attuata in modo sistematico.

  • Risparmio dei costi. L’azienda è in grado di risparmiare riducendo gli scarti di produzione. Tale risparmio riduce i costi all’acquisto delle materie prima e durante lo smaltimento.

  • Approccio sistematico orientato alla qualità da parte dei collaboratori. Un sistema di gestione della qualità consente di coinvolgere tutti i collaboratori di un’azienda (non solo gli esperti in gestione della qualità) nella garanzia della qualità.

  • Consolidamento delle migliorie apportate. I sistemi di gestione della qualità consentono di garantire a lungo termine l’ottimizzazione raggiunta relegando gli svolgimenti e i processi migliorati a pratiche “comuni” e standardizzate.

  • Cultura costruttiva dell’errore. È del tutto normale che nei luoghi in cui si lavora vengano anche commessi errori. Una cultura costruttiva dell’errore promuove i collaboratori e le imprese a sviluppare le proprie capacità di ricerca e innovazione. Esistono tuttavia degli ambiti in cui è fondamentale evitare l’errore. L’implementazione di un sistema di gestione della qualità consente di ridurre il numero di errori attraverso la determinazione e l’eliminazione sistematica della causa d’errore.

  • Trasferimento agevolato del know-how. La documentazione e la descrizione dei processi lavorativi consolidano ed accelerano il trasferimento di know-how all’interno dell’azienda. Questo aspetto facilita, per esempio, il processo d’inserimento di nuovi collaboratori.

  • Miglioramento dell’immagine aziendale. Un’azienda che applica un sistema di gestione della qualità è vista agli occhi dei clienti e/o dei potenziali clienti come un’azienda attenta alle loro esigenze espresse e non espresse.

Costruire il proprio Sistema di Gestione per la Qualità serve sia all’azienda che vuole certificarsi, sia per quella che non lo vuole. Infatti, migliorare i processi aziendali seguendo i principi della norma ISO 9001 è utile a prescindere dalla certificazione, perché la norma fornisce tutti gli strumenti necessari per gestire al meglio il proprio business.

Certificare la propria azienda significa invece subire una verifica periodica da parte di Enti di Certificazione accreditati, che andranno a verificare se l’azienda ha progettato un buon sistema di gestione per la qualità (seguendo i principi della norma), se lo ha implementato correttamente e se questo viene tenuto aggiornato.

Certificare il proprio sistema di gestione della qualità non è obbligatorio, ma va tenuto presente che molte grandi aziende, enti statali e pubblici richiedono ai loro fornitori la certificazione ISO 9001 per poter lavorare con loro (tramite gare o appalti pubblici), pena la perdita della commessa.

Spesso però, gli imprenditori vedono la certificazione come una sorta di tassa da pagare per poter lavorare con una data azienda o Ente. Questo è un approccio sicuramente sbagliato, per una serie di motivi:

  • a prescindere che venga richiesta da un Ente/Cliente e quindi rappresenti una sorta di obbligo per non perdere delle opportunità, dietro alla certificazione c’è innanzitutto un sistema di gestione, che se strutturato in maniera corretta, aiuterà senza dubbio l’azienda ad ottimizzare i processi, a ridurre così gli sprechi, ed a migliorare le proprie prestazioni, in ottica di soddisfazione di tutte le parti interessate;

  • infine, la certificazione rappresenta un eccellente ritorno di immagine verso i clienti, i fornitori, la comunità in generale, i quali di sicuro apprezzeranno molto di più i prodotti o i servizi di un’azienda certificata, piuttosto di una che non lo è.

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